Skip to main content

Tietosuojaseloste, evästekäytännöt ja käyttöehdot

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Viljo Tilitoimisto Oy

Yliopistonkatu 18
20100 Turku

Rekisterinpitäjän nimi:

ELIAS SARÉN
050 372 3479

Y-tunnus: 3089825-3

 

Tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

Asiakas- tai siihen rinnastettava muu suhde.

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on- asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen ja asiakassuhteen ylläpito.

Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen- mainonnan kohdentaminen
  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä- muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Asiakasrekisterin tietosisältö / mitä tietoja keräämme?

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten nimi/ yritys, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

Asiakkaan pankkitapahtumien käsittely / tietojen käyttötarkoitus

Suoraan pankista tai maksulaitoksesta noudettavat asiakkaan tili- ja maksutapahtumatiedot mahdollistavat kirjanpidon laatimisen ilman paperista tai sähköistä tiliotetta. Tilitietoja, sekä maksutapahtumia käsitellään ja tallennetaan ainoastaan kirjanpitotapahtumien todentamiseksi niiltä osin, kuin kirjanpitolaki ja hyvä kirjanpitotapa edellyttävät. rekisterinpitäjän ohjelmistoratkaisu hyödyntää tilitietopalveluja, jotka tuottaa Finanssinvalvonnan valvonnan alainen kolmas osapuoli. Asiakkaan antama valtuutus tilitietojen tarkastelemiseen on kerrallaan voimassa Euroopan Unionin toisen maksupalveludirektiivin (PSD2) salliman enimmäisajan kolme (3) kuukautta.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

Tietojen luovutus / mihin tietoja voidaan antaa?

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, Google Analyticsin, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet / miten suojaamme henkilötietojanne?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista.

Asiakkaan oikeudet / miten voin toimia varmistaakseni käsittelyn lainmukaisuuden?

Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

Evästeiden käyttö verkkosivuilla

Evästeiden käyttö verkkosivuilla

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Emme lähetä kävijätietoja kolmansille osapuolille. Voit halutessasi myös kieltää evästeiden käytön.

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. On hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Sivustolla käytetään sekä istuntokohtaisia että seurantaevästeitä. Sivuillamme kerättävät istuntokohtaiset evästeet säilyvät muistissa selaimen aukiolon ajan, mutta tuhoutuvat, kun selain suljetaan. Ainoastaan uusien kävijöiden ja palaajien tunnistamiseen käytettävät seurantaevästeet säilyvät.

Käytämme sivustollamme kolmannen osapuolen tarjoamaa analytiikkaohjelmistoa (Matomo), joka asettaa seurantaevästeen käyttäjän koneelle. Evästeen avulla voidaan seurata, onko kyseessä sivustolle palaava käyttäjä.

Käyttäjän selain kertoo, onko seurantaeväste jo käytössä. Jos sitä ei löydy, asetetaan selaimeen uusi eväste. Emme koskaan välitä seurantaevästeistä saatua käyttäjätietoa kolmannelle osapuolelle.

Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja:

  • käyttäjän IP-osoite
  • kellonaika
  • käytetyt sivut
  • selaintyyppi
  • mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut verkkosivulle
  • miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
  • mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle

Useimmat selaimet mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Sen voi tehdä esimerkiksi Internet Explorer -selaimen Työkalut-painikkeesta valitsemalla Internet-asetukset – Suojaus.

Sosiaaliset laajennukset

Sivustolla on niin kutsuttu sosiaalinen laajennus kolmannen osapuolen eli Youtuben yhteisöliitännäiseen. Kolmannen osapuolen sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen käyttö- ja muita ehtoja.

Sivustolla käytetään evästeitä sen takaamiseksi, että palvelu on turvallinen, tehokas ja käyttäjäystävällinen.

Käytämme nettisivuillamme ulkomaisten palveluntarjoajien tekniikkaa ja niiden mahdollisten evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan palveluntarjoajien palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Näitä ovat mm. Google Analytics, Google Tag Manager sekä Facebookin konversiopikseli.

Eväste (cookies) on sivuton pieni, käyttäjän omalle tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Evästeet on mahdollista ottaa pois käytöstä. Poistaminen tapahtuu selaimen asetuksista.

Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Palveluiden käyttöehdot

Palvelun kuvaus ja yleiset ehdot

Viljo Tilitoimisto Oy (3089825-3) tuottaa tytär- ja omistusyhteysyrityksineen ensisijaisesti asiakkailleen taloushallintopalveluja (mm. kirjanpito-, palkanlaskenta-, neuvonta-, tilinpäätöspalvelut).

Käyttöehdoissa termillä ”Palveluntarjoaja” tarkoitetaan Viljo Tilitoimisto Oy:tä, sekä sen kaikkia tytär- ja omistusyhteysyrityksiä.

Lisäksi Palveluntarjoaja voi tietyin ehdoin tuottaa asiakkailleen kolmansilta osapuolilta hankittuja ohjelmisto- tai muita palveluja. Käyttöehdoissa termillä ”Palvelut” tarkoitetaan kaikkia Palveluntarjoajan käyttäjilleen tuottamia tai jälleenmyymiä palveluita tai tuotteita niiden luonteesta riippumatta.

Palveluntarjoaja noudattaa kaikissa taloushallintopalveluissa asiakaskohtaisen toimeksiantosopimuksen lisäksi Suomen Taloushallintoliitto ry:n yleisiä sopimusehtoja (TAL2018).

Käyttämällä yhtiön taloushallintopalveluita asiakas hyväksyy Taloushallintoliiton yleisten sopimusehtojen (TAL2018) soveltamisen käyttäjän ja Palveluntarjoajan välisiin liiketoimiin siitäkin huolimatta, että osapuolten välille ei olisi aiemmin laadittu kirjallista toimeksiantosopimusta taloushallintopalveluiden tuottamisesta.

Suomen Taloushallintoliitto ry:n yleiset sopimusehdot (TAL2018) ovat ladattavissa täältä.

Kolmansien osapuolten tuottamien palveluiden käyttöehdot

Palveluntarjoaja ei vastaa mahdollisten kolmansien osapuolten sopimusehdoista, niiden sisällöstä, noudattamisesta tai noudattamatta jättämisestä miltään osin.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittely on kuvattu tarkemmin ”Tietosuojaseloste”- osiossa.

Linkit muille sivustoille

Palveluntarjoajan verkkosivustolla tai Palveluissa voi olla linkkejä tai ne voivat ohjata käyttäjän kolmannen osapuolen verkkosivustoille tai palveluihin, jotka eivät ole yhtiön omistuksessa tai hallinnassa. Yhtiö ei valvo, eikä ota mitään vastuuta kolmannen osapuolen verkkosivustoista tai palveluista. Käyttäjä ymmärtää ja hyväksyy, että Palveluntarjoaja ei ole vastuussa suoraan tai epäsuorasti, mistään vahingosta tai menetyksestä, joiden väitetään johtuvan kolmannelta osapuolelta hankitusta palvelusta. Käyttäjä sitoutuu lukemaan käyttämiensä kolmannen osapuolen verkkosivustojen tai muiden palveluiden ehdot ja tietosuojakäytännöt. Vastuu kolmannen osapuolen verkkosivustojen tai muiden palveluiden käyttämisestä on yksiselitteisesti käyttäjällä.

 Ei takuuta

Rajoittamatta edellä olevaa, Palveluntarjoaja tai kukaan sen alihankkija ei tarjoa minkäänlaista suoraa tai epäsuoraa vakuutusta, vakuutta tai muutakaan takuuta liittyen; (i) toiminnan tai Palvelun saatavuuteen; (ii) tietoihin, sisältöihin, materiaaleihin tai tuotteisiin; (iii) Palvelun keskeytyksettömään tai virheettömään käyttöön; (iv) Palvelun kautta saatavan tiedon tai sisällön oikeellisuuteen tai luotettavuuteen.

Muutokset

Palveluntarjoaja pidättää oikeuden muuttaa tai korvata Palvelun sisältöä ja tuotantotapaa milloin tahansa. Mikäli muutos on olennainen, Palveluntarjoaja pyrkii kohtuullisesti ilmoittamaan käyttäjälle ennen uusien ehtojen voimaantuloa yhdessä muiden digitaalisten palvelujentarjoajien kanssa. Jatkamalla Palvelun käyttöä muutosten voimaantulon jälkeen, sitoudut noudattamaan muutettuja ehtoja. Jos et hyväksy uusia ehtoja, kokonaan tai osittain, Palvelun käyttö tulee lopettaa.

Päättäminen

Sopimuksen päättyessä asiakkaan oikeus käyttää Palvelua lakkaa välittömästi. Käyttäjä hyväksyy, että Palveluntarjoaja voi lopettaa, keskeyttää tai rajoittaa käyttäjän pääsyä Palveluun välittömästi, ilman ennakkoilmoitusta tai vastuuta, mistä syystä tahansa.

Tulkintajärjestys

Palveluiden käytön tulkintajärjestys on 1. Käyttöehdot; 2. Asiakaskohtaiset sopimusehdot; 3. Yleiset sopimusehdot; 4. Muut sopimusehdot.

Sovellettava lainsäädäntö

Suomen laki.

Riitatilanteiden ratkaisu

Palveluun liittyvissä riitatilanteissa, ota ensin yhteyttä Palveluntarjoajaan.